ระบบการขาย

ระบบการขาย

ผู้จัดการฝ่ายขาย

-สามารถเข้าระบบอื่นๆ ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไข หรือลบข้อมูลได้ ดูได้อย่างเดียว

-สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังของระบบการขายได้

-สามารถกรอกข้อมูลรายรับ-รายจ่ายได้

-สามารถพิมพ์รายงาน

พนักงานฝ่ายขาย

-สามารถเรียกดูข้อมูลสินค้า จากระบบการคลังได้

-สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลลูกค้าได้

-สามารถสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลออเดอร์ได้

-สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ใบเสร็จรับเงิน-ใบเสร็จจ่ายได้

-สามารถเรียกดูข้อมูลในระบบการขายได้

-สามารถทำใบเบิกสินค้าจากระบบการคลังได้

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบพัฒนาระบบการขายและการตลาดมาใช้งาน

                หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือไม่สามารถตรวจเช็คสินค้าและจำนวนสินค้ารวมถึงไม่สามารถเข้าถึงลูกค้าในวงกลางได้  อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูลเช็คย้อนหลังได้ยากเพื่อลดปัญหาต่างๆลงได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ

                1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป 

                2.  จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

                3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ  

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

   แนวทางเลือกที่ 1: ซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป มีรายละเอียดดังนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนั้น

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

 แนวทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอก เพื่อพัฒนาระบบที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A  มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

        แนวทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ มีรายละเอียดเพิ่มเติมดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

 เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้ง 3

                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตาที่ได้เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือกโดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีม

ผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

               ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางการใช้ทีมงานเดิมพัฒนและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

 ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

วัตถุประสงค์

                เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้ได้มากที่สุด เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความทันสมัยของระบบเพื่อทันต่อการใช้งานรวมไปถึงการตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน ถูกต้อง ว่องไว

ตรงตามความต้องการและพัฒนาให้เป็นระบบงานขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขอบเขตของระบบ

                โครงการพัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

Ø ระบบสามารถตรวจสอบการซื้อขายสินค้าได้

Ø ระบบต้องสามารถเรียกข้อมูลการซื้อ-ขายสินค้าของทางบริษัทได้

Ø ระบบจะต้องรองรับกาทำงานแบบ Multi-User ได้

Ø ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

Ø ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุดในการทำงาน

Ø ระบบสามารถตรวจเช็คสินค้าว่ามีเพียงพอกับการจำหน่ายหรือไม่

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

Ø เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตมความต้องการของลูกค้า

Ø เนื่องจากการให้ข้อมูลของลูกค้าในแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลง ข้อมูลจึงแตกต่างกัน

Ø ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน

Ø การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลเกิดความซ้ำซ้อน

Ø ระบบมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและสูญหายได้ ยากต่อการหาข้อมูล

Ø การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

 ความต้องการในระบบใหม่

Ø สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

Ø ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

Ø สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

Ø การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานแต่ละฝ่าย

Ø สามารถตรวจเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการจองได้

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

Ø ลดความซ้ำซ้อนของการทำงาน

Ø บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น

Ø การสั่งจอง และซื้อขาย รวดเร็วชัดเจนในการทำงาน

Ø ลดระยะเวลาในการทำงาน

Ø ขั้นตอนการทำงานของระบบการขายในบริษัทที่มีความรวดเร็ว

Ø สารมารถจัดเก็บยอดรายรับของบริษัทได้รวดเร็วถูกต้อง และมีใบเสร็จยืนยันให้ลูกค้า

แนวทางในการพัฒนา

                การพัฒนาระบบของบริษัท มาร์เก็ตเชนโร จำกัด เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการขายและในส่วนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น สั่งซื้อสิ้นค้า ตรวจสต็อกสินค้า ซึ่งบางครั้งการทำงานของขั้นตอนต่างๆ อาจมีข้อมูลหรือเอกสารที่ซับซ้อนกันหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้วิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพต่อการทำงาน เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน

                1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

                2. การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                3. การวิเคราะห์ระบบ

                4. กรออกแบบเชิงตรรกะ

                5. การออกแบบเชิงกายภาพ

                6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                7. การซ่อมบำรุงระบบ

 ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

                เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือ ให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการ บริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

                ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือ บริษัท มาร์เก็ตเชนโร จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ 

Ø การสั่งซื้อสินค้า

Ø การเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการสั่ง

Ø การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                 เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนได้ดังนี้

Ø เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

Ø กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

Ø วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

                1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมว่าการทำงานของบริษัท  มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม  และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื้อสินค้า

2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ  ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้  เมื่อรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้   ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

                เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์ม หรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

 ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้นและมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                 ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยาก  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนมีกระบวนการทำงานดังนี้

1.             เขียนโปรแกรม

2.             ทดสอบโปรแกรม

3.             ติดตั้งระบบ

4.             จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

                 อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

                 แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบการขายสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

Ø ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

Ø ประมาณการใช้ทรัพยากร

Ø ประมาณการใช้งบประมาณ

Ø ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

 ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  3 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                        1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation)  15 เครื่อง

                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) จำนวน 5 เครื่อง

                4.อุปกรณ์ต่อพ่วง 7 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1. ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                                                 230,000    บาท

2. พนักงาน

                ฝึกอบรมและพัฒนาผู้บริหาร 10 คน                                                                       2,000    บาท

                วันฝึกอบรมผูดูแลระบบ                                                                                         1,500    บาท

3. จัดซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์

                เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็น workstation                                                             75,000     บาท

                อื่นๆ                                                                                                                     13,000     บาท

4. ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

                ค่าบำรุงระบบ                                                                                                      55,000     บาท

                จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                                          2,000     บาท

                                                                                รวม                                                   378,500     บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

                ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 30 วัน ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2558 ถึง 1 เมษายน 2558 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบการขายของบริษัท

ระยะเวลาดำเนินงาน

Ø เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

Ø จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

                 จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนา

                                                                                             ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

การกำหนดความต้องการของระบบ

                เมื่อโครงการพัฒนา ระบบรายรับการซื้อสินค้า ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการสังเกตการณ์โดยสังเกตการณ์แบบไม่รู้ตัว

 ออกสังเกตการณ์

                บุคคลผู้ที่ถูกสังเกตการณ์ คือบุคคลที่ทำหน้าที่เดินส่งเอกสารต่างในบริษัท โดยแต่ละแผนกอยู่ไกลกัน ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบ ด้วยวิธีการสังเกตการณ์ สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

ความต้องการในระบบใหม่

Ø สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

Ø ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

Ø สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ การซื้อขายสินค้า และตรวจสอบข้อมูลได้

Ø สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

Ø การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

  ขั้นตอนที่ 4

                              แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ (Process Modeling )

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ ระบบพัฒนาระบบงานซื้อขายสินค้า บริษัท มาร์เก็ตเชนโร จำกัด ขั้นตอนวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ (System Requirement Structuring)   

                                           

อธิบาย  Context Diagram

                จาก Context Diagram ของระบบการบริหารงาน บริษัทมาร์เก็ตเชนโร ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบการซื้อขายสินค้านี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่ ผู้จัดการ แผนกการขาย External Agents ดังกล่าวกับระบบการซื้อขายสินค้า ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบมีความสามารถทำอะไรได้บ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบได้ดังนี้

 แผนกการขาย

                พนักงานจะมีหน้า เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ เมื่อสำเร็จแล้วระบบจะทำการยืนยัน การเพิ่ม/ลบ/แก้ไข

ผู้จัดการ

                จะเรียกดูข้อมูลระบบซึ่งอาจจะดูมาจากรายงานจากแผนกการขายหรือดูในระบบ โดยในระบบจะมีข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ และเมื่อข้อผิดพลาดหรือต้องแก้ไข จะส่งกลับไปให้พนักงานแผนกการขายทำการแก้ไข แล้วดำเนินงานต่อไป

 อธิบาย Data flow Diagram Level 0

                จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

Process 1.0

                พนักงานหรือผู้จัดการทำการ Login เข้าสู่ระบบ ระบบทาลำการตรวจข้อมูลว่าตรวจกับฐานมูลหรือไม่ถ้าตรงกันกันจะสามารถเข้าสู่ระบบได้

Process 2.0

                พนักงานแผนกการขาย ทำการ เพิ่มข้อมูลลูกค้า,ข้อมูลสินค้า,ข้อมูลการขายสินค้า เข้าสู่ระบบ และทำงานบันทึกข้อมูล ลงฐานข้อมูลของแต่ละส่วน เช่น ข้อมูลลูกค้า เข้าฐานข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการซื้อขาย เข้าฐานข้อมูลการซื้อขาย และพนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลสินค้าได้โดยจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล

Process 3.0

                ผู้จัดการสามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมดจากระบบ และระบบจะส่งข้อมูลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการซื้อขาย ข้อมูลลูกค้า โดยหากพบข้อผิดพลาด จะส่งกลับไปให้พนักงานทำการแก้ไข

                                                           Data flow Diagram Level 1.0

                                                                              

อธิบาย Data flow Diagram Level 1

                จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

Process 1.1

                พนักงานหรือผู้จัดการเข้าสู่ระบบพิมพ์ ข้อมูล User เพื่อเข้าสู่ระบบ Login ระบบทำการตรวจเช็ค user , password จากฐานข้อมูลว่าถูกต้องหรือไม่ และระบบจะส่งการยืนยันการเข้าสู่ระบบ

Process 2.1

                พนักงานแผนกการขาย นำข้อมูลลูกค้าเข้าสู่ระบบ ระบบทำการบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูล

Process 2.2

                พนักงานแผนกการขายนำข้อมูลการซื้อขายสินค้าเข้าสู่ระบบ ระบบทำการบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูล

Process 2.3

                พนักงานแผนกการขายเรียกดูข้อมูลสินค้า ระบบทำการดึงข้อมูลสินค้าจากฐานข้อมูล

Process 3.1

                ผู้จัดการเรียกดูข้อมูล ลูกค้า ข้อมูลสินค้า พิมพ์รายงาน โดยระบบจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล

โครงสร้างตารางทางฐานข้อมูลของแผนกการขายมีดังนี้

ตารางลูกค้า

ตารางสินค้า

ตารางผู้ใช้งาน

ตารางการสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้า login เป็นหน้าที่พนักงานแผนกการขาย เข้าสู่ระบบเพื่อทำการเพิ่ม/แก้/ลบข้อมูลสินค้า , ข้อมูลลูกค้า

หน้าเข้าสู่ระบบ

เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบแล้ว โปรแกรม 3 ส่วน โดยแต่ละส่วนจะทำงานดังนี้

ส่วนที่1 คลิกเพื่อเข้าไปสู่หน้า ของข้อมูลลูกค้า

ส่วนที่2 คลิกเพื่อเข้าไปสู่หน้า ของข้อมูลการซื้อขาย

ส่วนที่ 3 คลิกเข้าไปหน้าสินค้า

ส่วนที่4 คือออกจากระบบ

หน้าเข้าสู่ระบบผิดพลาด 

เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบผิดพลาด ส่วนการทำงานหน้านี้มี 1 ส่วน

ส่วนที่1 เข้าสู่ระบบใหม่โดย เมื่อคลิกแล้วระบบจะทำการย้อนกลับไป หน้า Login ใหม่อีกครั้ง

หน้าข้อมูลลูกค้า

หน้าส่วนของลูกค้ามีส่วนการทำงาน 6 ส่วนดังนี้

                1.การเพิ่ม/บันทึกข้อมูล เมื่อพนักงานต้องการเพิ่มข้อมูลค้าก็กรอกข้อมูล ลงในช่อง แล้วทำการกดเพิ่มข้อมูลก็จะทำการจัดเก็บ

                2.การแก้ไข ถ้าเกิดเหตุข้อมูลผิดพลาดพนักงานจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล สามารถทำได้โดย กรอกรหัสลูกค้าที่จะทำการแก้ไขแล้วคลิก ที่ ปุ่มค้นหา ระบบก็จะดึงข้อมูลลูกค้าออกมาและทำการแก้ไขเมื่อสำเร็จให้พนักงานคลิกปุ่มแก้ไขซ้ำเพื่อทำการบันทึกข้อมูล

3.การลบข้อมูล ในส่วนนี้เมื่อพนักพนักงานต้องการลบชื่อลูกค้าก็ทำในลักษณะเดียวกับการแก้ไขข้อมูลโดยการค้นหารหัสลูกค้า แล้วทำการลบ โดยคลิกปุ่มลบ

4.ค้นหา/เรียกดู เมื่อพนักงานต้องเรียกดูข้อมูลค้า หรือต้องแก้ไขข้อมูล ลบข้อมูล

5.พิมพ์ในส่วนนี้จะเป็น พิมพ์ชื่อลูกค้า โดยเมื่อคลิกแล้วจะแสดงลักษณะดังรูป

 6. หน้าหลัก เป็นปุ่มพนักงานทำงานเสร็จสินแล้ว ย้อนกลับเมนูหลักเพื่อ ออกจากระบบ หรือทำงานในส่วนอื่น

หน้าข้อมูลสินค้า

หน้าส่วนของสินค้ามีส่วนการทำงาน 2 ส่วนดังนี้

                1. ค้นหาสินค้าโดยการป้อนรหัสสินค้า แล้วค้นหาก็จะแสดงข้อมูล ของสินค้าขึ้นมาเพื่อให้ทราบว่า รายการสั่งซื้อที่ลูกค้าสั่งมีจำนวนสินค้าหรือไม่

2. ย้อนกลับ เป็นปุ่มพนักงานทำงานเสร็จสิ้นแล้ว ย้อนกลับเมนูหลักเพื่อออกจากระบบ หรือทำงานในส่วนอื่น

หน้าข้อมูลการซื้อขาย

ข้อมูลการซื้อขาย จะเป็นที่พนักงานไม่สามารถแก้ไขหรือเพิ่มได้ เนื่องจากเป็นหน้าที่ของลูกค้าที่ซื้อสินค้าพนักงานจึงไม่มีสิทธิ์ในส่วนนี้ และหน้านี้ส่วนทำงานเพียง 3 ส่วนเท่านั้น

                ส่วนที่ 1 เมื่อพนักงานดูข้อมูลการซื้อขายย้อนหลังแล้วมีความจำเป็นต้องการพิมพ์ก็สามารถกระทำได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์บนโปรแกรม ระบบก็จะทำการพิมพ์ ข้อมูลดังกล่าวดังรูป

ส่วนที่ 2 ย้อนกลับ เป็นปุ่มพนักงานทำงานเสร็จสิ้นแล้ว ย้อนกลับเมนูหลักเพื่อออกจากระบบ หรือ ทำงานในส่วนอื่น

                ส่วนที่ 3 จ่ายแล้ว หมายถึง ถ้าลูกค้าชำระเงินแล้วก็จะแจ้ง เพื่อให้ทราบว่าลูกได้ชำระเงินแล้ว แต่ถ้ากรณีลูกค้ายังไม่ชำระเงิน คำว่าจ่ายแล้วก็ไม่ปรากฏขึ้นมา

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

 เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานซื้อขายสินค้า เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

Ø แนะนำ โปรแกรมระบบรายรับ-รายจ่าย

Ø โปรแกรมระบบงานซื้อขายสินค้า เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 2 ระบบ ได้แก่ระบบลูกค้า กับ ระบบข้อมูลการซื้อขาย

การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไปพร้อมๆ กัน เพราะทีมงานที่พัฒนาระบบได้เห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทาให้การดำเนินงานเกิดการขัดข้องได้จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้าง และจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็วทันทีหลังเกิดปัญหา